Negocjacje i zawieranie umów B2B – część 2. Umowy z dostawcami i firmą kurierską

Kilka lat temu odkryłem w sobie, chyba genetycznie uwarunkowane, zamiłowanie do gotowania. W wolnym czasie, uzbrojony w kilka opasłych książek kucharskich rodzimych autorów, zacząłem eksperymentowanie w kuchni. Nie będę kłamał, początki były ciężkie. Ambicja kazała mi mierzyć się z przepisami trudnymi, wymagającymi znacznie więcej umiejętności i wiedzy, niż posiadałem.

Byłem bliski poddania się i wtedy właśnie, przeglądając książki w magazynie naszej księgarni, wziąłem do ręki „Nigella ekspresowo”. Okazało się, że spora część wiedzy, którą próbowałem bezskutecznie posiąść, jest mi na początku absolutnie niepotrzebna. Nauczyłem się smacznie gotować z półproduktów. Placek hiszpański zrobiony z użyciem pomidorów z puszki jest smaczny. Nie wiem, czy tak smaczny jak zrobiony z „pomidorów samodzielnie wybranych o poranku na małym lokalnym targowisku…” i pewnie nigdy się nie dowiem. Jestem kucharzem amatorem i zadowalają mnie proste przepisy.

Zakładam, że skoro czytacie ten artykuł, to nie poświęciliście pięciu lat na studiowanie prawa i kolejnej dekady na jego praktykowanie. Jesteście „prawnikami amatorami”, pozwólcie mi więc zdradzić Wam dwa proste przepisy na umowy, które prawie na pewno Was dotyczą.

Umowa z dostawcą

Umowa z dostawcą jest bardzo prosta w przygotowaniu. Obowiązkowe, moim zdaniem, składniki to:

a. Strony umowy, czyli Wy i dostawca (wskazane jest dołączenie jako załączników dokumentów rejestrowych i decyzji o nadaniu numeru NIP).

b. Przedmiot umowy, czyli czego dotyczy umowa. W tym przypadku zakupu celem dalszej odsprzedaży towarów z oferty dostawcy.

c. Określenie ceny, najczęściej przez ustalenie rabatu od ceny detalicznej. Często w umowach występują całe tabele rabatów z podziałem na producentów, grupy produktowe itd.

d. Określenie terminu płatności od momentu otrzymania faktury, czasami złożenia zamówienia. Przyjmuje się, że im dłuższy termin, tym lepszy. Polemizowałbym z takim generalizowaniem. Wszystko zależy, czy za skrócony termin lub płatność przy odbiorze dostawca oferuje dodatkowy rabat lub bonus.Osobiście lubię skonto, które często sięga kilku procent i znacznie przewyższa nawet „koszt” pożyczonego pieniądza.

e. Określenie wysokości kredytu kupieckiego, czyli swoistego dławika na termin płatności. Zabezpiecza on dostawcę przed zbytnim zadłużaniem się przez Was. Zazwyczaj rośnie wraz z obrotami i okresem współpracy. Z doświadczenia, na początku akceptuję każdy kredyt kupiecki, jeżeli spełnia wzór:

kredyt kupiecki > 2 * średnia sprzedaż w terminie płatności

f. Określenie sposobu składania zamówień i czasu ich realizacji. Dla wszystkich działających w systemach quasi „just in time” jest to równie ważne, jeśli nie ważniejsze, niż sam rabat.

g. Określenie prawa i zasad zwrotu, ze szczególnym uwzględnieniem: liczbowego lub kwotowego określenia ilości zwracanego towaru, czasu na dokonanie zwrotu od nabycia, dokumentów i informacji mających stanowić załączniki oraz sposobu dostarczenia dostawcy. Nie dajcie sobie wmówić, że nie ma prawa zwrotu! Twardo negocjujcie, gdyż często nie cena zakupu towarów, a elastyczność umowy dystrybucyjnej stanowi o jej wartości.

h. Określenie zasad rozpatrywania reklamacji np. uszkodzony towar, braki w zamówieniu, towar inny lub niezamawiany.

i. Ustanowienie zabezpieczenia – najczęściej weksel in blanco, którego nie musicie się bać.

j. Okres na jaki zawarta jest umowa, okres i forma wypowiedzenia. Celowo na końcu, gdyż sztuce „zrywania” poświęcony będzie osobny tekst.

Umowy z dostawcami długo się negocjuje i często jeszcze dłużej spisuje. Z doświadczenia wiem, że w przypadku braku „chemii” pomiędzy stronami umowy, „papier” nic nam nie da. Pamiętajcie, że oprócz prawa i umowy w handlu ważne są takie archaiczne wartości, jak np. rzetelność kupiecka.

Umowa z firmą kurierską

Umowa z kurierem jest „ciężkostrawna”, gdyż zawiera załączniki typu: regulamin, ogólne zasady świadczenia, podobne dodatki i ozdobniki (zależnie od firmy). Nie łudźcie się, nie uciekniecie od nich. Stanowią one integralną część umowy. Jedyna skuteczna metoda to zneutralizowanie ich niekorzystnych zapisów w umowie. Obowiązkowe, moim zdaniem, składniki to:

a. Strony umowy, czyli Wy i kurier (wskazane jest dołączenie jako załączników dokumentów rejestrowych i decyzji o nadaniu numeru NIP).

b. Przedmiot umowy, czyli czego dotyczy umowa, w tym przypadku przewóz towarów.

c. Określenie ceny za dostarczenie paczki. Najczęściej z podziałem na: wagę, odbiorcę (osoba fizyczna/firma), miejsce doręczenia (strefy),… Moja rada: powiedzcie stanowcze nie takiemu dzieleniu włosa na czworo! W moich umowach jest jedna stawka dla wszystkich wag, odbiorców i miejsc.Szkoda czasu mojego i pracowników na zabawy z wieloma rodzajami paczek. Klient też doceni przejrzysty cennik dostaw.

d. Określenie ceny za usługi/serwisy dodatkowe, np. pobrania (COD), doręczenie
w niestandardowych godzinach (np. przed 10 lub po 17), aktywną awizację (e-mail, SMS, telefon), zwrot dokumentów. Moja rada: negocjujcie tylko te, z których realnie korzystacie, chyba, że chcecie zbudować sobie przestrzeń do wzajemnych ustępstw – wtedy oczywiście warto „potargować się” o wszystko.

e. Określenie czasu od pobrania przez kuriera wpłaty gotówkowej do przelania jej na Wasze konto. Standardem na dzisiaj jest 5 dni roboczych, musicie jednak zwrócić uwagę, aby przelewy pozwalały na identyfikację wpłaty, tzn. abyście wiedzieli, jakie zamówienie zostało opłacone w danym przelewie – w razie kontroli US będziecie o to na pewno pytani.

f. Określenie wysokości i metody naliczania opłaty paliwowej. Na rosnące ceny paliw ani kurier, ani my nie mamy wpływu. Mamy jednak wpływ, czy opłata naliczana jest tylko od ceny doręczenia, czy jak to często się zdarza, przewoźnik próbuje naliczać ją od usług dodatkowych. Nie zgadzajcie się! Jaki wpływ ma cena paliwa na koszt SMS awizującego?!

g. Określenie sposobu składania zamówienia. Standardowo jest to aplikacja webowa, a jeszcze częściej nasz sklep ma moduł integrujący. Istotne jest ustalenie terminów odbiorów kurierskich – ponownie dla quasi JIT-owców sprawa kluczowa.

h. Określenie terminu płatności i cyklów rozliczeniowych, czyli jak często wystawiana jest faktura i po jakim czasie musicie ją opłacić. Standardowo na koniec miesiąca z 14-dniowym terminem płatności. Zawsze domagajcie się przesłania przed wystawieniem faktury rejestru/zestawienia doręczeń do zweryfikowania. Ufajcie, ale kontrolujcie!

i. Określenia zasad rozpatrywania reklamacji: uszkodzony towar, niedoręczenie w terminie… Zawsze wyegzekwowanie przysparza więcej problemów niż uzyskanie korzystnych zapisów. Pozdrawiam dział reklamacji „7”, który uznał zalanie rozpuszczalnikiem na swoim magazynie za dopuszczalne, a winą obarczył nas – paczka nie była wodoszczelna, a worek rozpuszczalnikoodporny (sic!).

j. Ustanowienie zabezpieczenia. Obok weksla in blanco pojawią się na pewno zabezpieczenie na dokonanych pobraniach i zastaw na paczkach w doręczeniu. Zabezpieczenie takie, moim zdaniem, choć wydaje się drakońskie, jest uczciwe.

k. Okres, na jaki zawarta jest umowa, okres i forma wypowiedzenia.

Umowy z kurierami są „sztywne” w konstrukcji i niewiele da się z tym zrobić. Należy twardo negocjować warunki handlowe i na tym się skoncentrować. Wierzcie mi, konkurencja na tym rynku jest olbrzymia i można wynegocjować całkiem dobre ceny. Z mojego skromnego doświadczenia, a korzystałem z usług: 7, DPD, GLS, K-EX, Patron Service – pierwsze dwie są smaczne, trzecia jadalna, pozostałe ciężkostrawne lub nawet trujące w swojej podstawowej wersji.

Umowy nie piszcie sami – tak, jak ja korzystam z pomidorów z puszki, skorzystajcie z wzoru dostarczonego przez drugą stronę. Nanieście swoje uwagi, pozostawiając jednak ich odpowiednie sformułowanie prawnikowi, którego na 100% zatrudnia Wasz kontrahent.


Marcin A. Dobkowski – absolwent prawa na Uniwersytecie Mikołaja Kopernika w Toruniu. W latach 2003-2008 prezes zarządu Browar Fortuna sp. z o.o. – członek BCC i SRB. Od 2008 roku interim menedżer specjalizujący się w zarządzaniu kryzysowym. Właściciel Genius Creations, współwłaścicielMadbooks.pl i Bookiatryk.pl.

Powyższy artykuł pochodzi z Magazynu eKomercyjnie #8. Zapraszamy do przeczytania całego numeru!

Artykuł pochodzi z serwisu eKomercyjnie.pl
eKomercyjnie - Logo

Artykuł pokazuje oprogramowanie do prowadzenia sklepu internetowego WellCommerce w odniesieniu do najlepszych praktyk eCommerce